POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Como política de gestión documental, es recomendable la identificación de la fase documental en donde se pretende la aplicación del Protocolo, dadas las diversas formas en que se debe abordar la aplicación técnica de organización documental para los materiales dispuestos en estos escenarios. Debe abordarse también la definición de la arquitectura del sistema para definir previamente el almacenamiento y salvaguarda de las imágenes, debiéndose documentar para permitir la recuperación posterior en casos de desastres. De otra parte, está el Programa de Gestión Documental (PGD), entendido como una visión proyectada al tratamiento técnico de los documentos, desde el momento en que se producen, hasta la determinación de su disposición final. La teoría archivística instrumenta esta actividad a partir de la conformación del sistema de clasificación y la Tabla de Retención Documental, pretendiendo que las diferentes instancias orgánicas de una institución teng...
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NORMATIVIDAD
Técnica En convenio con Icontec, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, promovió la homologación y publicación de las siguientes normas técnicas que se relacionan con microfilmación: • NTC 3723 Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnicas de operación. • NTC 4080 Micrografía. Símbolos gráficos para uso en procesos de microfilmación. • NTC 5174 Procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata. • NTC 5238 Micrografía. Microfilmación de series. Procedimientos de operación. • NTC 5421 Microfilmación. Microformas de gelatina y plata de primera generación. Especificaciones de densidad y método de medida. • NTC 5768 Micrografía. Películas de duplicación en plata y diazo. Densidad visual. Especificaciones y medición. • NTC 5912 Micrografía. Tabla de prueba de resolución. Descripción y uso. Jurídica Las siguientes son...
Concepto de Microfilmación La microfilmación de archivos Es un proceso fotográfico, que consiste en capturar la información que tiene los documentos y plasmarlos en rollos de microfilm, capturando en promedio 8000 imágen es por rollo tamaño carta. Con este sistema se puede garantizar la fidelidad de la imagen capturada con respecto al documento físico, siendo así el único medio que no permite editar o alterar ninguna característica del documento original, por lo cual se recomienda realizar siempre antes de un proceso de destrucción de documentos.
CONCEPTO DE DIGITALIZACIÓN Y MICROFILMACIÓN
DIGITALIZACIÓN Imagen Digitalización Es un proceso mediante el cual, algo real (físico, tangible) es pasado a datos digitales para que pueda ser manejado por una computadora (de naturaleza, a su vez, digital), modelándolo, modificándolo, y aprovechándolo para otros propósitos distintos de su cometido o función originales. Digitalización de la información. La digitalización consiste en la transformación de la información analógica, propia de la naturaleza en información digital apta para ser tratada. Existen diferentes formas de digitalizar información, generalmente depende del tipo de información. Por ejemplo, una fotografía en papel suele digitalizarse. El objetivo de la digitalización es mejorar el acceso a los materiales. A tal fin, muchos de los materiales digitalizados pueden ser buscados a través de bases de datos en Internet.