EXTENALIZACION DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Imagen de la externalización de la
digitalización de documentos.

Las instituciones que inician un programa de digitalización de documentos, deben establecer unos objetivos del proyecto (por ejemplo, mejorar el acceso a la información, ser más eficaces en la atención al cliente, etc) que deben traducirse en unos resultados concretos (archivos de imágenes digitales, base de datos accesible desde cualquier punto local o remoto de la organización debidamente autorizado, etc). La obtención de estos objetivos y resultados por parte de la institución, dependerá de los recursos y procesos que se dispongan para conseguirlos. Los recursos incluirán: personal, finanzas, espacio, tiempo y capacidades técnicas. Los procesos, tras la elección del SGED escogido, incluirán: digitalización, procesamiento de imágenes, indexación, control de calidad, preservación y gestión. En el momento de acometer el proyecto de digitalización de documentos, la institución puede optar por realizar la totalidad de los procesos internamente o externalizarlo, es decir subcontratarlo a una empresa especializada externa. Existen ventajas y desventajas respecto a la elección de externalización o la creación de capacidades internas para realizar la digitalización de documentos.

Ventajas:

• Contención del coste y riesgo limitado: se paga por resultados, con frecuencia se pacta un precio fijo por documento. • Los costos son típicamente más bajos que los de producción interna.

• Los proveedores normalmente están preparados para absorber grandes volúmenes de documentos en los tiempos que se requieran. 

• Los costes de capacitación del personal y obsolescencia tecnológica, son absorbidos por el proveedor. • Se dispone de una amplia gama de servicios contratables: digitalización de imágenes, indexación manual o automática (OCR, ICR, marcas, código de barras), desarrollo de base de datos, procesamiento de imagen, impresión, almacenamiento y copias de seguridad. 

Desventajas: 

• La institución se aleja de las funciones de digitalización (frecuentemente los servicios se llevan a cabo fuera de las instalaciones) y temporalmente de sus documentos. • Vulnerabilidad, debido a la posible inestabilidad del proveedor. 

• Inexperiencia del proveedor respecto a la cultura de la institución. 

• Falta de control en la contratación, producción y calidad de la digitalización y procesos derivados. 

• Casuística relacionada con el transporte, manipulación y seguridad de los documentos.