NORMATIVIDAD

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Como política de gestión documental, es recomendable la identificación de la fase documental en donde se pretende la aplicación del Protocolo, dadas las diversas formas en que se debe abordar la aplicación técnica de organización documental para los materiales dispuestos en estos escenarios. Debe abordarse también la definición de la arquitectura del sistema para definir previamente el almacenamiento y salvaguarda de las imágenes, debiéndose documentar para permitir la recuperación posterior en casos de desastres. 

De otra parte, está el Programa de Gestión Documental (PGD), entendido como una visión proyectada al tratamiento técnico de los documentos, desde el momento en que se producen, hasta la determinación de su disposición final. La teoría archivística instrumenta esta actividad a partir de la conformación del sistema de clasificación y la Tabla de Retención Documental, pretendiendo que las diferentes instancias orgánicas de una institución tengan responsabilidad asignada en la organización de aquellos documentos que se producen en el ejercicio de funciones asignadas. Así pues, un documento que sea objeto de digitalización, será de manera exclusiva aquel que cumpla las condiciones de reflejar la evidencia de actividades propias del organismo productor y su presentación en formato digital será simplemente el resultado de un tratamiento de conversión tecnológica, que por efectos prácticos de uso, cuenta con una representación sustituta; la metadata relativa a su identificación es entonces una característica heredada que deberá ser diseñada y construida en atención a las normas, cuando se efectúa el diseño del PGD.

Condiciones previas al proceso reprográfico 

Previo a la captura de las imágenes y su conversión a otros medios, deben observarse los siguientes puntos como mínimo: 

1. Condición de los documentos de archivo a procesar Se parte de la premisa fundamental que sólo se convertirán documentos de archivo que se presumen auténticos.

Los procesos reprográficos no son sucesos aislados en la vida de un documento: son una aplicación como resultado de un análisis y evaluación de diversos factores, previos al proceso, pero, evidentemente relacionados, por lo tanto, el mérito probatorio de una imagen al interior de un sistema reprográfico inicia dentro de los ciclos de archivo y se demuestra mediante la trazabilidad que tiene al interior del Sistema de Gestión Documental, por lo tanto, cuando un documento llega a reprografía para la captura de su imagen, la trazabilidad de su procedencia y su autenticidad hasta ese momento se da, como resultado de la sumatoria de los elementos de un Programa de Gestión Documental (PGD), que dentro de la rigurosidad de cada una de sus fases asegure la procedencia, autenticidad, confiabilidad, integridad y disposición del documento al llegar a esta instancia, físicos o electrónicos, pudiéndose afirmar que son los originales disponibles. 

Establecimiento de un Oficial de Gestión Documental.

Para efectos de implementar el presente Protocolo, toda entidad de derecho público o privado que pretenda iniciar procesos de conversión o copiado de imágenes, deberá contar con un Oficial de Gestión Documental, responsable de verificar el adecuado cumplimiento de dichos procesos. Para el desarrollo de sus funciones deberá contar con una adecuada estructura administrativa de apoyo, además de las herramientas tecnológicas y el recurso humano y físico que le permitan el buen desarrollo de los procedimientos establecidos. 

Funciones y responsabilidades 

Serán como mínimo las siguientes: 

1. Certificar los atributos del archivo que se entrega para proceso: 

• Que esté compuesto por los mejores documentos disponibles y que son los mismos que se convertirán, procesarán, almacenarán y reproducirán,  

• que los faltantes estén debidamente reportados, 

• que los documentos son presumiblemente auténticos.

2. Autenticar el proceso de conversión de las imágenes.

3. Suscribir las certificaciones y actas como se describirán. 

4. Vigilar que todo el proceso conversión se haga con atención a las pautas presentadas en la Guía del AGN “Pautas para la Utilización de la Digitalización” y demás normatividad técnica concordante. 

5. Asegurarse de que a partir de los originales de archivo y sus imágenes digitalizadas se pueden reproducir unas imágenes idénticas en forma, presentación, tamaño y características visuales a los formatos fuente, debiéndose para ello, garantizar además la prevalencia de las pautas que se expondrán, más aquellas optativas derivadas de los avances tecnológicos que puedan involucrarse para que de manera adicional o subsidiaria se contribuya a reforzar la veracidad de los principios aquí recogidos. 

6. Controlar, identificar y comparar la entrada con la salida en términos de volumen del acervo documental procesado, con base en las FUID (o documento equivalente) lo que permite garantizar una conversión completa, dando origen a la confrontación cuantitativa para determinar la integridad del lote de documentos resultado de la conversión digital. 

Este mismo formato se deberá aplicar para el proceso de documentos originados en formatos digitales que se pretendan incorporar al sistema